IT Specialist Scenario
Craft a strong prompt as if you were briefing an AI to help write a clear announcement about a major system upgrade.
Eich rôl: Arbenigwr TG
Senario
Rydych chi’n Arbenigwr TG mewn sefydliad canolig ei faint gyda thua 250 o staff yn gweithio yn y swyddfa ac o bell. Mae eich tîm yn paratoi i gyflwyno uwchraddiad system mawr sy’n effeithio ar brif offer y cwmni, gan gynnwys e-bost, storio ffeiliau a mynediad VPN.
Bydd yr uwchraddiad yn cyflwyno sawl gwelliant pwysig. Bydd defnyddwyr yn elwa ar ddiogelwch uwch drwy ddilysu dau gam gorfodol, ynghyd ag wyneb we e-bost glanach a chyflymach. Bydd y rheolau ar gyfer storio a rhannu ffeiliau’n cael eu diweddaru i wella cysondeb a diogelwch ar draws y sefydliad. Yn ogystal, bydd cyfnodau byr o ddiffodd wedi’u cynllunio dros un penwythnos i gwblhau’r uwchraddiad yn ddiogel.
Rydych yn ymwybodol nad yw llawer o’ch cydweithwyr yn dechnegol ac efallai y byddan nhw’n teimlo’n llethu gan newidiadau system. Gall rhai anwybyddu e-byst hir neu gymhleth, ac eraill fethu cyfarwyddiadau pwysig oni bai bod yr wybodaeth yn cael ei chyflwyno mewn ffordd glir, strwythuredig ac hawdd ei dilyn.
Eich tasg yw anfon cyhoeddiad mewnol sy’n egluro beth sy’n newid a pham mae’r uwchraddiad yn digwydd nawr. Dylai’r neges amlygu’r prif fanteision mewn iaith syml a hygyrch, nodi’r dyddiadau allweddol a’r diffodd disgwyliedig, tywys staff drwy unrhyw gamau angenrheidiol megis gosod dilysu dau gam, ac yna eu cyfeirio at y lle iawn am gymorth neu hyfforddiant.
Rydych chi am ddefnyddio cynorthwyydd AI i helpu i ddrafftio'r cyhoeddiad hwn. Eich nod yw ysgrifennu prompt sy’n rhoi digon o wybodaeth i’r AI greu neges glir, gywir a chysurol i gydweithwyr sydd yn amrywio o ran lefelau o hyder technegol.
Dylai eich prompt gynnwys cyd-destun am y sefydliad a’r offer sy’n cael eu huwchraddio, manylion am y gynulleidfa, a chyfyngiadau megis tôn y neges—dawel, cefnogol, ac nid yn banigol—ynghyd â chanllawiau ar hyd y neges ac unrhyw bolisïau neu eiriad penodol y dylai’r AI ei ddilyn neu ei osgoi.
Awgrym: Dychmygwch eich bod yn briffio peiriannydd desg gymorth i ysgrifennu’r cyhoeddiad ar eich cyfer. Pa wybodaeth fyddai ei hangen arnynt i sicrhau nad yw staff yn panicio, nad ydyn nhw’n anwybyddu’r neges, ac yn dilyn y camau oddi yno?